Politique de protection des renseignements personnels
Date d'entrée en vigueur : 01/02/2024
Maquina est une entreprise industrielle qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
Introduction
Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, Maquina entend protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.
Afin d’assurer cette protection, de manière plus globale, Maquina s’engage à ne pas collecter, ne pas traiter et ne pas partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire. Nous ne vendons pas de données personnelles à des tiers. Sachez que nous ne recueillons que les informations essentielles au bon fonctionnement de nos activités et à la qualité de nos relations avec nos clients et publics.
La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon, dont Maquina, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.
- Contexte
- Application et définitions
- Collecte, utilisation et communication
- Conservation et destruction
- Responsabilités du Maquina
- Sécurité
- Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
- Processus de traitement des plaintes
- Approbation
Contexte
La présente Politique de confidentialité (« Politique ») décrit les renseignements personnels que nous collectons, comment nous les utilisons, et comment nous contacter pour toute question à ce sujet. Cette Politique décrit également les droits des personnes concernées en matière de protection des données, notamment le droit de s’opposer à certaines utilisations que nous faisons de ces renseignements personnels si souhaités.
« Maquina », « nous », « notre » ou « nos » désigne l’entité de Maquina responsable de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels en vertu de la présente Politique de confidentialité.
« Renseignements personnels » s’entend de toute information relative à une personne identifiée ou identifiable par celles-ci, d’après les données qui nous sont fournies au cours de nos échanges et interactions.
« Services » s’entend des produits et services que Maquina identifie comme étant couverts par la présente Politique, comme par exemple notre Site et nos Services professionnels.
Nos « Services professionnels » sont des services fournis par Maquina à des clients (« Clients ») qui nous fournissent directement et indirectement des renseignements personnels en lien avec les activités auxquelles ils participent.
« Site » s’entend du site web maquina.ca que Maquina identifie comme étant couvert par la présente Politique. Lorsque vous utilisez notre Site, vous consentez aux pratiques décrites dans cette Politique.
Application et définitions
Application
La présente politique s'applique à Maquina, ce qui inclut ses employés, sa direction et toute entité engagée à fournir des prestations de services pour Maquina. Elle s'applique également au Site.
Elle concerne tous les types de renseignements personnels que Maquina gère, que ce soient les informations relatives à nos employés, notre direction, nos clients, les visiteurs de notre site web et toute autre personne liée à Maquina de quelque manière que ce soit.
Définitions et termes utiles*
Renseignements personnels
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.
Les informations de contacts professionnels d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels.
Renseignements personnels sensibles
Un renseignement personnel devient sensible lorsque par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
Renseignement anonymisé
Un renseignement est dit « anonymisé » lorsqu’il est raisonnable de considérer qu’il ne permet plus d’identifier directement ou indirectement la personne concernée, en tout temps et de manière irréversible.
Témoins de connexion
Les témoins (aussi appelés « Cookies ») sont des fichiers de petite taille sauvegardés par un serveur sur le dispositif terminal (tel qu'un ordinateur, un téléphone, etc.) d'un utilisateur, et lié à un domaine web (c'est-à-dire généralement à l'ensemble des pages au sein d'un même site web).
Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, Maquina peut recueillir divers types de renseignements à diverses fins. La quantité et le type de renseignements recueillis se limiteront à ce qui est nécessaire aux fins déterminées, nous recueillons seulement ce dont nous avons besoin.
De plus, Maquina informera les personnes concernées, au moment de la collecte des renseignements personnels, de toute donnée supplémentaire recueillie, des fins prévues de la collecte, des méthodes employées et de toute autre information nécessaire, comme l'exige la loi.
Maquina adhère aux principes généraux suivants concernant la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels :
Consentement
De façon générale, Maquina collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, comme dans le cas où la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée de la présente politique. La présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels ou sur demande par la suite.
Maquina peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Par exemple, Maquina peut communiquer des renseignements personnels s’il est estimé de bonne foi que cela est nécessaire pour :
- S'acquitter d'une obligation légale
- Protéger et défendre les droits ou les biens de Maquina
- Prévenir d'éventuels actes répréhensibles ou enquêter sur de tels actes dans le cadre des Services
- Assurer la sécurité personnelle des utilisateurs des Services ou du public
- Se protéger contre la responsabilité civile
Collecte de l'information
Lorsque vous visitez notre Site, certaines informations sont automatiquement collectées à des fins statistiques et analytiques. Ces informations peuvent inclure votre adresse IP, le type de navigateur que vous utilisez, votre fournisseur d'accès à Internet, quelles pages vous avez visitées et le temps passé sur chacune. Il est à noter qu’aucune de ces informations ne permet d'identifier personnellement les utilisateurs du Site.
Nous collectons également des renseignements personnels lorsque vous remplissez notre formulaire de contact ou nous contactez directement par courriel. Les informations que nous collectons peuvent inclure votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et d'autres informations pertinentes selon la situation. Nous collectons des renseignements que s’il y a une raison valable de le faire. La collecte se limite aux renseignements nécessaires pour remplir l’objectif visé.
Collecte auprès de tiers
Maquina peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, Maquina demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre entreprise, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés au Maquina.
Dans certaines situations, Maquina peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire, ainsi que si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile ou si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Nous pouvons également utiliser d'autres plateformes pour faciliter nos communications professionnelles, telles que les réseaux sociaux. Dans certaines situations, des renseignements personnels peuvent être recueillis avant et pendant ces échanges. Lorsque requis, Maquina obtiendra le consentement de la personne concernée au moment opportun. Nous vous invitons également à consulter les politiques de confidentialité des réseaux sociaux utilisés. Veuillez noter que la collecte éventuelle par le biais de témoins peut également être nécessaire à l'utilisation de certains services ou fonctionnalités de ces sites tiers.
Détention et utilisation
Maquina prend les mesures nécessaires pour s'assurer que les renseignements en sa possession soient à jour et exacts au moment où ils sont utilisés.
Maquina ne peut utiliser les renseignements personnels d'une personne qu'aux fins précisées dans la présente Politique ou à toute autre fin indiquée au moment de la collecte. Si Maquina souhaite utiliser ces renseignements à d'autres fins, un nouveau consentement doit être obtenu de la personne concernée, lequel consentement doit être obtenu avec diligence si les renseignements personnels sont sensibles.
Toutefois, dans certains cas prévus par la loi, Maquina peut utiliser des renseignements à des fins non-essentielles sans le consentement de la personne concernée, notamment dans les cas de figure suivants :
- lorsque cette utilisation est clairement à l’avantage de cette personne;
- lorsque cela est nécessaire pour détecter ou empêcher une fraude
- lorsque cela est nécessaire pour l’évaluation des améliorations possibles de nos mesures de protection et de sécurité.
Sécurité des accès
Maquina s’engage à mettre en place les mesures adéquates pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés au sein de son entreprise qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Communication
Sauf indication contraire dans la présente Politique ou dans les conditions fixées par la loi, Maquina demandera le consentement de la personne concernée avant de transmettre ses renseignements personnels à une tierce partie. En particulier, dans les cas où le consentement est requis et lorsqu'il s'agit de renseignements personnels sensibles, Maquina obtiendra alors un consentement explicite avant de communiquer lesdites informations.
Néanmoins, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Par conséquent, il est possible dans certains cas que des renseignements personnels soient partagés à des tiers sans le consentement de la personne concernée, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :
- Un renseignement personnel peut être communiqué à un organisme public (tel que le gouvernement) qui, par sa personne désignée, le recueille dans l’exercice de ses fonctions ou la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion.
- Lorsque nécessaire, des renseignements personnels peuvent être transmis à des prestataires de services. Par exemple, ces prestataires de services peuvent être des des sous-traitants désignés par Maquina pour réaliser des mandats spécifiques, ou encore des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, et dans la mesure du possible, Maquina doit avoir des ententes écrites avec ces prestataires indiquant les mesures à prendre pour garantir la confidentialité des renseignements personnels partagés, précisant que l'utilisation de ces renseignements ne se fait que dans le cadre de l'exécution de l'entente et qu'ils ne peuvent conserver ces renseignements hors du cadre défini par l’entente. De plus, ces ententes doivent inclure que les prestataires ont la responsabilité d’aviser la personne responsable de la protection des renseignements personnels de Maquina de tout incident ou possibilité d’incident de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent faire en sorte que la personne responsable de la protection des renseignements personnels puisse procéder à toute vérification relative à cet incident.
- Si cela est jugé nécessaire aux fins de conclure une transaction de nature pécuniaire, Maquina peut également fournir des renseignements personnels, sans le consentement de la personne concernée, à l'autre partie à la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi. C’est le cas par exemple avec nos systèmes comptables pour le traitement de la paie et la gestion des budgets.
Communication à l’extérieur du Québec
Il est possible que des renseignements personnels détenus par Maquina soient communiqués à l'extérieur du Québec, comme lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs sont situés à l'extérieur du Québec ou lorsque nous faisons affaire avec des parties situées à l'extérieur de la province.
Informations supplémentaires sur les technologies utilisées
Utilisation de témoins de connexion
Maquina peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Internet et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.
Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l'historique de recherche lié à la session, pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur. Il est important de savoir que, l'activation de l'option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d'autres serveurs d'installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu'il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.
Veuillez noter que notre site Web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site Web et Maquina n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.
Utilisation de Google Analytics
Nous utilisons Google Analytics sur nos Sites afin de permettre une amélioration continue de nos Services. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté.
Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Maquina à des tiers.
Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.
Conservation et destruction
Sauf lorsqu'une période de conservation minimale est exigée par la loi, Maquina ne conserve les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
À la fin de la période de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, Maquina s'engage à :
- les détruire; ou
- les rendre anonymes (pour une utilisation à des fins sérieuses et légitimes).
La destruction des renseignements par Maquina doit se faire de façon sécurisée afin de garantir la sûreté de ces renseignements.
La procédure adoptée par Maquina concernant la conservation et la destruction des renseignements personnels, le cas échéant, peut compléter la présente section. Veuillez communiquer avec la Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. responsable de la protection des renseignements personnels au Maquina pour obtenir de plus amples renseignements.
Responsabilités du Maquina
De manière générale, Maquina est responsable de la protection des renseignements personnels en sa possession.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels du Maquina a pour mandat d'assurer le respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Les Politiques et pratiques régissant la gouvernance des renseignements personnels au Maquina sont validées par la direction et mises en œuvre par la personne responsable de la protection des renseignements personnels. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, la direction de Maquina assumera ces fonctions jusqu’à son retour ou la nomination d’une autre personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Les employés de Maquina qui ont accès aux renseignements personnels ou qui sont liés de quelque manière que ce soit à leur traitement doivent se conformer à la présente Politique et prendre les mesures nécessaires pour en assurer la protection.
Les rôles et responsabilités des employés de Maquina tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par les autres politiques du Maquina à cet égard, s'il y a lieu.
Sécurité
Maquina s'engage à mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection des renseignements personnels en sa possession. Les mesures de sécurité en place peuvent varier en fonction, entre autres, de la finalité, de la quantité, de la diffusion, du support et de la sensibilité de l'information. Ainsi, les renseignements personnels pouvant être qualifiés de sensibles feront l'objet de mesures de sécurité plus strictes et seront protégés dans une plus grande mesure. Maquina mettra en place les mesures nécessaires pour restreindre l'accès aux membres du personnel qui en ont besoin ou qui sont autorisés à y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet à la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Maquina par Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
Sous réserve d'exceptions possibles, les personnes concernées peuvent demander l'accès aux renseignements personnels les concernant que Maquina aurait en sa possession. Par ailleurs, elles peuvent en demander la correction s'ils sont inexacts, incomplets ou de nature à induire en erreur. Elles peuvent également exiger que la communication desdits renseignements personnels les concernant soit suspendue.
Il leur est possible de requérir que tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d'accéder à ces renseignements personnels par un moyen technologique soit désindexé, tout comme d’en demander la réindexation par après, lorsque les conditions établies par la loi sont remplies.
Les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis les concernant. Elles peuvent également demander à Maquina quels sont les renseignements personnels recueillis à leur sujet, qui y a accès et leur durée de conservation.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Maquina doit répondre aux demandes par écrit dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande. Toute décision de décliner une demande doit comprendre un énoncé clair sur les motifs légaux justifiant le refus. Dans ce cas, la réponse devra indiquer les voies de recours prévues par la loi et le délai dans lequel elles peuvent être exercées. Si besoin, le ou la responsable se doit d’aider le demandeur à comprendre le refus.
Processus de traitement des plaintes
Présenter une plainte
Toute personne qui voudrait présenter une plainte concernant l'application de la présente Politique ou, de manière plus générale, qui aurait des préoccupations à partager concernant la protection de ses renseignements personnels par Maquina doit le faire par écrit auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Maquina par Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
La personne présentant la plainte devra mentionner son nom, ses coordonnées (dont un numéro de téléphone), ainsi que l'objet et les motifs de la plainte, de façon détaillée* pour permettre à Maquina d'évaluer la plainte. Si la plainte n'est pas suffisamment précise, la personne responsable de la protection des renseignements personnels se devra de réclamer toute information complémentaire jugée nécessaire à l’évaluation de ladite plainte.
Traitement des plaintes
Maquina entend traiter toutes les plaintes dans la plus stricte confidentialité.
Un accusé de réception de la plainte sera envoyé de sorte que la personne requérante soit avertie de l’étude de celle-ci. Par la suite, la personne responsable de la protection des renseignements personnels effectuera une étude sommaire de la plainte pour vérifier que tous les éléments pour la traiter soient réunis et dans le cas contraire, fera une demande d'informations complémentaires. Enfin, une réponse complète et claire sera acheminée par courriel à la personne ayant déposé la plainte dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la plainte ou la date à laquelle a été obtenue toute information complémentaire requise pour débuter le traitement adéquat de celle-ci.
Une évaluation de la plainte sera menée afin de déterminer si le traitement par Maquina des renseignements personnels en question est conforme à la présente Politique, aux procédures organisationnelles en vigueur et à la législation applicable.
Si une réponse ne peut être fournie dans le délai ci-haut mentionné ou si la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant sera informé de l'état du dossier, des raisons du retard et de la durée du nouveau délai raisonnable nécessaire pour fournir une réponse adéquate.
Chaque plainte reçue sera classée et archivée conformément à la procédure interne de gestion des plaintes et des incidents de confidentialité de Maquina. La plainte, son analyse et tout document étayant son évaluation, ainsi que de la réponse envoyée à la personne qui a déposé la plainte seront consignés.
Veuillez noter qu'il est possible de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec. Nous invitons toutefois les personnes concernées à contacter en premier lieu la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Maquina et à patienter jusqu'à ce que le processus de traitement de la plainte soit complété.
Approbation
La présente Politique est approuvée par la direction de Maquina.
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente Politique, veuillez vous adresser à la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Maquina par Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
